Oleh Ibnu Sina
Arsiparis Ahli Muda
Pendahuluan
Presiden Joko Widodo (Jokowi) menyampaikan bahwa pada era disrupsi teknologi saat ini, pengelolaan arsip harus dilakukan dengan cara-cara baru, dengan memanfaatkan kemajuan teknologi digital. Tinggalkan cara-cara lama dalam pengarsipan yang pengelolaan tidak efisien, akses yang lama untuk menemukannya dan juga penyimpanan yang tersebar di mana-mana. [arahan secara daring pada Malam Puncak Peringatan Hari Kearsipan ke-50, di Gedung Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Jakarta, Rabu, (09/06/2021)]
Ditambahkan pula, bahwa keamanan merupakan hal utama pada inovasi kearsipan. Ini tak lain karena inovasi adalah kunci kemajuan terhadap adaptasi teknologi digital yang harus segera dilakukan. Hal tersebut diharapkan dapat menciptakan layanan arsip yang cepat dan nyaman. Presiden menyampaikan bahwa berbagai negara sedang berlomba-lomba mengembangkan manajemen arsip berbasis elektronik. Inovasi kearsipan tidak semata ditujukan untuk pengelolaan arsip pemerintahan, tetapi juga untuk tema-tema publik seperti yang dilakukan negara-negara dengan menyediakan portal yang berisikan konten dengan tema-tema yang akrab bagi publik, dengan layanan akses yang nyaman.
Presiden menekankan bahwa arsip menjadi landasan penting dalam merumuskan kebijakan dengan cepat, menjadi dokumentasi kekayaan negara termasuk seni dan budaya. Khazanah arsip harus disajikan secara menarik sehingga memunculkan kecintaan dan kebanggaan generasi muda terhadap budaya bangsa dan negara.
Pada era Revolusi Industri 4.0 ditambah dengan adanya Pandemi Covid-19 ini, segala sektor kehidupan masyarakat, berbangsa dan bernegara tidak luput dari teknologi informasi digital yang sangat berdampak di bidang kearsipan, begitu pula pada Perguruan Tinggi baik negeri maupun swasta, termasuk IAIN Syekh Nurjati Cirebon, sebagai bagian dari Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri (PTKN) dibawah Kementerian Agama (Kemenag) Republik Indonesia.
IAIN Syekh Nurjati Cirebon saat ini sedang dalam proses transformasi kelembagaan menjadi Universitas Islam Siber Syekh Nurjati Indonesia (UISSI) dengan dukungan penuh dari Kementerian Agama RI.
Dengan berubahnya IAIN Syekh Nurjati Cirebon menjadi UISSI yang berlevel internasional, akan dapat mengangkat kembali Cirebon sebagai episentrum khasanah keilmuan Islam pada masa lalu, saat Sunan Gunung Jati berdakwah seantero negeri, untuk itu digitalisasi program, pembelajaran, pelayanan maupun bidang kearsipan mau tidak mau harus disiapkan secara matang.
Apakah Digitalisasi Arsip?
Pengertian Arsip menurut UU nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Digitalisasi (bahasa Inggris: digitizing) merupakan sebuah terminologi untuk menjelaskan proses alih media dari bentuk tercetak, audio, maupun video menjadi bentuk digital. Proses konversi dari media/informasi yang tercetak, ditulis dan/atau digambar ke dalam bentuk atau format digital. Digitalisasi dilakukan untuk membuat arsip dokumen bentuk digital, untuk fungsi fotokopi, dan untuk membuat koleksi perpustakaan digital.
Tujuan alih media arsip tidak lain adalah untuk kepentingan pelestarian dan pelayanan arsip. Adapun tujuan digitalisasi arsip adalah: 1) Agar arsip atau rekaman informasi dapat diakses melalui sistem komputer (online, offline, kapanpun dan dimanapun), 2) Salah satu strategi pelestarian arsip masa kini, agar dapat selalu mengikuti perkembangan teknologi, dan 3) Agar arsip dapat dipelihara dan dijaga di lokal repositori atau cloud storage.
Standar Digitalisasi diperlukan untuk pengamanan, agar berkualitas tinggi, tersimpan dan tertata dengan baik sebagai dasar atau pondasi untuk aktifitas alih media/ digitalisasi meliputi semua proses kerjanya.
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi
Perguruan Tinggi sebagai institusi ilmiah memegang peran strategis dalam membangun peradaban bangsa, karena melaksanakan 3 (tiga) fungsi utama yang dikenal sebagai Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam melaksanakan fungsi tersebut, perguruan tinggi menghasilkan arsip sebagai informasi yang terekam (recorded information) yang merupakan aset perguruan tinggi dan sekaligus aset publik yang perlu dikelola dengan baik sebagai bahan bukti akuntabilitas kinerja perguruan tinggi yang merefleksikan capaian Tri Dharma Perguruan Tinggi. Oleh karena itu, arsip yang diciptakan oleh perguruan tinggi mempunyai manfaat yang penting dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Sebagaimana dalam UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 6 ayat (4) menyatakan bahwa Penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT).
Pengelolaan arsip di lingkungan perguruan tinggi meliputi pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh unit pengolah/unit kerja dan unit kearsipan II dan unit kearsipan I.
Sedangkan pengelolaan arsip statis dilakukan oleh LKPT. Model pengelolaan arsip di lingkungan perguruan tinggi merupakan model berkelanjutan (records continuum) yakni pengelolaan arsip yang konsisten dan koheren sejak perancangan sistem, penciptaan arsip hingga akses dan pemanfaatan arsip statis.
Secara lengkap dan rinci tentang Penyelenggaran Kearsipan di Perguruan Tinggi dapat dibaca pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) No. 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Kearsipan di Perguruan Tinggi.
Jenis Arsip Statis yang dapat disimpan di Perguruan Tinggi, adalah sebagai berikut:
- Arsip Pendirian Perguruan Tinggi, Status, Visi Dan Misi, Sejarah Pendirian Fakultas Atau Jurusan;
- Arsip Hasil Rapat Dan Notulen Kegiatan Universitas;
- Arsip Kebijakan Universitas Dan Laporan Tahunan;
- Arsip Akademis Mahasiswa;
- Hasil Penelitian Ilmiah Dan Kegiatan Pengabdian Masyarakat;
- Publikasi Seperti Leaflet, Brosur, Jadwal Pengajaran, Kurikulum;
- Direktori Berupa Nama Dan Alamat Dari Fakultas, Staf, Mahasiswa Dan Alumni;
- Newsletter, Jurnal Ilmiah Dan Terbitan Intern Lainnya;
- Arsip Pribadi (Manuskrip) Dari Tokoh Perguruan Tinggi.
Adapun Kelompok Besar Arsip yang layak disimpan di Perguruan Tinggi, antara lain:
- Arsip Sejarah Berdirinya Perguruan Tinggi;
- Official Archives Seperti MoU, Laporan Tahunan;
- Personal Paper Seperti Arsip Penelitian (Skripsi, Thesis, Disertasi);
- Reference Collection Seperti Buku Panduan Mahasiswa Dan Akademik, Statistik Mahasiswa;
- Anniversary Archives Seperti Wisuda, Dies Natalis;
- Club/Societes Archives Seperti Himpunan Mahasiswa, Senat, Pencinta Alam, Pramuka, Unit Kegiatan Mahasiswa;
- Publication Archives Seperti Majalah, Jurnal Bulletin, Poster dll
Penyelenggaraan dan pengelolaan Kearsipan pada Perguruan Tinggi memerlukan SDM yang professional, SDM kearsipan terdiri dari pimpinan unit dan lembaga kearsipan, arsiparis dan pejabat fungsional umum pengelola kearsipan.
Penyediaan formasi dan pengisian jabatan fungsional arsiparis senantiasa dilakukan untuk penambahan maupun penggantian personal kearsipan yang pensiun. Untuk saat ini tahun 2021, IAIN Syekh Nurjati Cirebon memiliki 8 orang JFT Arsiparis Ahli Muda dan 3 orang JFT Arsiparis Ahli Pertama.
Untuk penguatan dan pengembangan arsiparis dan SDM kearsipan yang memiliki kompetensi dan profesionalitas bidang kearsipan, perlu dilakukan kegiatan diklat, bimbingan teknis, konsultasi ataupun sertifikasi;
Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) harus dipimpin oleh SDM yang professional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui Pendidikan formal dan /atau diklat kearsipan. Untuk saat ini IAIN Syekh Nurjati belum memiliki Lembaga Kearsipan dan Unit Kearsipan secara resmi, sehingga pengelolaan kearsipan masih dikordinir oleh bagian umum Rektorat, Fakultas maupun Tata Usaha Lembaga yang ada.
Unsur Pengelolaan Kearsipan
Setidaknya ada tiga unsur atau hal penting dalam penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan, yakni Sumber daya manusia (SDM), Perangkat (Tools) dan Ruangan (Storage). SDM yang dimaksud dalam pengarsipan lebih dikenal dengan mana arsiparis. Menurut undang-undang kearsipan, arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Perangkat dalam pengarsipan terbagi atas perangkat untuk pengarsipan modern dan pengarsipan konvensional. Untuk pengelolaan arsip modern, maka diperlukan perangkat teknologi yang mendukung untuk pengarsipan.
Ruangan yang dimaksud dalam pengarsipan adalah tempat untuk menyimpan dokumen setelah dilakukan pengarsipan. Dokumen-dokumen yang telah disusun, maka selayaknya disimpan diruangan khusus untuk arsip sehingga arsip terjaga keamanan dan kerahasiannya.
Perlunya Arsip Digital
Seiring berkembangnya teknologi, sangat berpengaruh terhadap perkembangan pengelolaan dan pendokumentasian arsip. Dari penyimpanan arsip sederhana yang dikenal dengan nama pengarsipan konvensional hingga pengarsipan modern atau yang dikenal arsip digital (digitalisasi arsip).
Ada beberapa alasan yang dilakukan mengapa dilakukannya pengelolaan arsip digital antara lain:
- Biaya relatif lebih murah,
- Adanya kemudahan dalam factor penyimpanan (Internal HDD/External HDD),
- Mudah untuk di backup/copy,
- Mudah untuk di pindahkan (internet/intranet), mudah untuk dicari kembali (search engine),
- Adanya level security/keamanan (password),
- Tidak membutuhkan ruangan yg besar (teknologi nano),
- Tidak adanya kekhawatiran terhadap jamur, rayap hingga bisa dilakukan reproduksi setiap saat.
Kesimpulan/Penutup
Pengelolaan arsip di perguruan tinggi sangatlah penting, dapat terlihat jelas rekam jejak aktivitas yang terjadi di perguruan tinggi tersebut. Salah satu sumber informasi yang memiliki arti strategis bagi kehidupan manusia adalah arsip. Menyongsong transformasi IAIN Syekh Nurjati Cirebon menjadi UISSI, perlu diupayakan pembentukan Lembaga Kearsipan atau Unit Kearsipan yang bertanggungjawab dalam pengelolaan dan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang menjiwai semangat keterbukaan informasi publik maupun manajemen pelayanan publik.
Perencanaan Digitalisasi Arsip dilakukan secara bertahap tapi serius dan matang dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Mempermudah akses terhadap arsip, 2) Rencana jangka panjang dan resolusi tinggi dalam storage (penyimpan data), 3) Pemeliharaan/ preservasi arsip; menjaga keamanan, keselamatan & keutuhan arsip yang dialihmediakan.
Zaman Sekarang Bukan Yang Besar Mengalahkan Yang Kecil…
Tetapi Yang Cepat Mengalahkan Yang Lambat…
Selamat Ulang Tahun IAIN Syekh Nurjati Cirebon ke-56
Cirebon, 16 Agustus 2021
Bahan Bacaan:
https://anri.go.id/publikasi/berita/presiden-jokowi-pengelolaan-arsip-harus-gunakan-cara-baru
Undang-undang No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009
Peraturan Kepala ANRI No. 24 Tahun 2011 Tentang Pedoman Kearsipan di Perguruan Tinggi
Peraturan Kepala ANRI No. 20 Tahun 2010 Tentang Autentikasi Arsip Elektronik
Makalah/ materi presentasi pada Webinar Pemberdayaan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, tanggal 12-13 Agustus 2021 yang diselenggarakan oleh ANRI.
