Permasalahan Dalam Pengelolaan Kearsipan

Oleh:

Iis Trisnawati

Konsep Arsip dan Kearsipan

Konsep Arsip dan Kearsipan-Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip didefinisikan sebagai simpanan surat-surat penting yang memiliki syarat :

1. Surat tersebut memiliki kepentingan bagi lembaga, organisasi, instansi, perorangan, serta subjek lainnya baik untuk saat ini dan masa depan.
2. Surat tersebut harus disimpan dengan menggunkaan sistem tertentu sehingga mudah dikelola dan digunakan kembali sewaktu-waktu jika diperlukan, karena surat ini memiliki informasi dan nilai kepentingan.

Dari beberapa definisi mengenai arsip, salah satu yang cukup menggambarkan apa itu arsip adalah “Arsip merupakan kumpulan surat atau warkat yang timbul karena suatu pekerjaan atau kegiatan dan disimpan secara sistematis dengan tujuan agar bisa digunkana kembali pada saat informasi tersebut dibutuyhkan dikemudian hari dengan cepat dan utuh”.

Sedangkan kearsipan sendiri merupakan penempatan arsip-arsip dalam tempat penyimpanan yang sesuai dengan aturan yang telah di tentukan terlebih dahulu sehingga arsip dapat dengan mudah di temukan kembali di kemudian hari. Jadi dapat disimpulkan bahwa kearsipan merupakan suatu divisi yang melakukan kegiatan pengelolaan arsip dengan menerapkan kebijakan dan sistem tertentu yang bisa dipertanggung jawabkan.

Jadi dalam hal ini arsip dan kearsipan adalah dua objek yang berbeda, arsip adalah subjek yang digunakan oleh kearsipan dalam melakukan kegiatannya. Arsip sendiri mempunyai nila guna yang sangat penting dan bisa bermanfaat dalam menunjang pengambilan keputusan karena nilai informasi, nilai history, nilai yuridis, nilai ilmiah, nilai financial, nilai administrasi, nilai organisasi, nilai politik yang bisa dimanfaatkan untuk berbagi kepentingan organisasi.

Sedangkan peranan arsip dalam organisasi adalah sebagai alat bukti, sumber bahan pengambilan keputusan, alat ukur kegiatan organisasi dan historical organisasi. Oleh karena itu dalam sebuah organisasi peranan arsip sangat mempengaruhi kinerja organisasi itu sendiri apabila pengelolaan kearsipan dalam sebuah organisasi itu baik maka hasil yang akan didapatkan oleh organisasi itu kemungkinan juga kaan baik begitu juga sebaliknya.

Permasalahan Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip yang baik ada beberpa hal yang harus diperhatikan seperti penggunaan sistem penyimpanan yang tepat, kelengkapan fasilitas kearsipan, Petugas kearsipan, lingkungan kearsipan.Hal tersebut diatas harus dilakukan sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan sesuai dengan apa yang telah di tetapkan oleh pemerintah mengenai arsip yaitu pada pasal 1 UU no.43 tahun 2009 yang menjelaskan bahwa arsip adalah rekanan kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan benegara.

Permasalahan Dalam Pengelolaan Kearsipan – Dalam sebuah manajemen pengelolaan kearsipan biasanya terdapat masalah-maslah yang dihasilkan dari proses pengelolaan arsip itu sendiri, dimana masalah-masalah tersebut muncul baik secara langsung maupun tidak langsung.

Masalah-masalah yang timbul tersebut terkait dengan beberapa faktor seperti faktor internal dan eksternal, dengan adanya masalah-masalah tersebut maka akan mengganggu proses pengelolaan arsip itu sendiri baik secara langsung maupun tidak langsung, maka untuk mengantisipasi hal tersebut ada baiknya sebagai pengelola kearsipan memahami sepenuhnya faktor apa saja yang menjadi Permasalahan Dalam Pengelolaan Kearsipan hal tersebut antara lain seperti dibawah ini :

a. Pemahaman yang kurang atas pentingnya arsip

Faktor ini disebabkan oleh belum adanya pemahaman para pengelola arsip akan pentingnya arsip itu sendiri, sehingga dalam pelaksanaannya arsip dianggap sebagi sesuatu hal yang kurang memiliki nilai, sehingga konsentrasi dan fokus pada pemanfaatan arsip belum begitu efektif, dengan begitu tujuan organisasi dalam pengelolaan kearsipan akan tidak berjalan dengan optimal.

b. SDM tidak memiliki kualifikasi yang cukup

Dalam pengelolaan arsip sumber daya manusia memegang peranan penting, karena rumitnya sistem pengelolaan arsip memerlukan pengetahuan yang cukup dalam mengelola arsip, hal ini didasarkan pada tanggung jawab dan fungsi dari manajemen pengelolaan arsip itu sendiri. Pada umumnya pengelolaan arsip dimasa lalu kurang mendapat perhatian yang lebih dalam sebuah organisasi, pada penempatannya seorang petugas arsip tidak dipilih berdasarkan kualifikasi yang sesuai, bahkan banyak yang beranggapan bahwa petugas pengelola arsip cukup memiliki standar pengetahuan dalam menyimpan arsip atau dokumen saja oleh karena itu kualifikasi yang dibutuhkan hanya sekedarnya saja, akan tetapi pada kenyataannya petugas kearsipan harus memiliki wawasan yang luas dalam mengelola kearsipan, tidak hanya menyimpan dan mencari arsip saja akan tetapi diperlukan pemahaman yang lebih dalam menganalisa perkembangan arsip, perencanaan dimasa mendatang, retensi arsip dan masih banyak lagi hal yang harus dipahami oleh petugas pengelola kearsipan.

c. Antipasi pertumbuhan arsip yang kurang dipahami

Salah satu permasalah yang sering terjadi dalam pengelolaan arsip adalah kurangnya antisipasi dalam volume penambahan arsip dimasa lalu sehingga menyebabkan persediaan tempat yang terus berkurang atau bahkan arsip tidak dapat tertampung lagi. Hal ini didasarkana pada kurangnya perhitungan yang mendalam akan pertumbuhan arsip dalam organisasi itu sendiri sehingga menyebabkan kurangnya antisipasi dalam persiapan ruang penyimpanan yang ada. Dengan memprediksi kelahiran dan perkembangan arsip dalam sebuah organisasi maka kita mampu mengantisipasi kebutuhan ruang dan tempat dalam sebuah manajamen pengelolaan kearsipan.

d. Belum adanya pedoman tata kerja pengelolaan kearsipan

Pedoman tata kerja kearsipan berfungsi sebagai standar baku dalam pengelolaan kearsipan sehingga setiap petugas ataupun pengguna dalam sistem kearsipan itu sendiri mempunyai keseragaman dalam melaksanakan pekerjaannya, hal ini terkait dengan tata cara pengelolaan, proses peminjaman arsip, perawatan arsip, keamanan dan faktor lainya,

e. Kurangnya Tanggung jawab dalam peminjaman arsip

Dalam proses pengelolaan kearsipan aktivitas yang sering dilakukan oleh user atau pengguna kearsipan adalah peminjaman arsip, dimana kebutuhan jangka panjang pada sebuah arsip yang di pinjam menyebabkan resiko yang cukup besar dalam sebuah sistem pengelolaan kearsipan, entah itu resiko kerusakan, kehilangan hingga duplikasi tanpa ijin menyebabkan diperlukannya tanggung jawab yang lebih dalam peminjaman arsip.

f. Belum sempurnanya Sistem yang ada

Dalam sebuah sistem pengelolaan kearsipan diperlukan sebuah kesempurnaan dalam memenuhi kebutuhan informasi sebuah perusahaan dengan kondisi yang disesuaikan dengan kondisi organisasi. Hal ini didasarkan pada perbedaan setiap organisasi yang ada, sebuah sistem pengelolaan klearsipan yang baik dalam sebuah organisasi  belum tentu akan bekerja dengan baik dalam organisasi lainnya hal ini disebabkan karena karakteristik setiap perusahaan yang berbeda-beda, seperti arsip perusahaan perbankan akan berbeda dengan perusahaan ritel. oleh karena itu sebuah sistem pengelolaan yang baik memerlukan adaptasi dan penyesuaian yang berjenjang dalam rangka memberikan manfaat yang efektif dan efisien dalam sebuah organisasi.

g. Belum berjalannya proses penyusutan arsip

Penyusutan arsip mempunyai peranan yang penting dalam sebuah manajemen pengelolaan kearsipan hal ini didasarkan pada efisiensi ruang penyimpaanan dan pengelolaan arsip. Dengan berjalannya proses penyusutan arsip secara berkala maka akan memberikan manfaat bagi pengelolaan arsip secara umum baik dalam segi ruang maupun pencarian kembali informasi. penyusutan ini pada dasarnya merupakan proses penghilangan arsip yang sudah tidak terpakai atau sudah habis masa pakainya dalam sebuah manajemen pengelolaan arsip. Dengan menghilangkan arsip yang sudah tidak teroakai maka secara otomatis akan menambah ruang  dan mempermudah pencarian kembali informasi karena informasi yang tidak berguna atau sudah habis masa pakainya akan di hilangkan.

Dari beberpa paparan diatas sesungguhnya dapat di asumsikan bahwa pengelolaan kearsipan bukanlah sebuah tugas yang mudah, dibutuhkan rencana, pengembangan, antisipasi yang mendalam dalam mengelolan sebuah unit kearsipan, karena unit kearsipan sendiri merupakan jembatan organisasi dalam mengelola arsipnya sehingga bisa digunakan sesuai dengan tujuan organisasi. untuk itu faktor-faktor yang disebutkan diatas hendaklah dapat di antisipasi agar sistem pengelolaan kearsipan kita dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Pentingnya Pengelolaan Arsip Modern

Pentingnya Pengelolaan Arsip Modern -Sistem pengelolaan arsip modern merupakan sebuah sistem pengelolaan arsip yang menggunakan pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komputer dan sejenisnya. Dengan potensi yang dimiliki oleh teknologi ini akan memberikan peluang peningkatan secara umum pada pengelolaan kearsipan modern.

Dalam penggunaan teknologi dalam pengelolaan arsip bukan saja menjamin efisiensi dan efektifitas selain itu akan juga kemampuan dalam mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal tersebut dibutuhkan. proses pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan penggunaan kembali dokumen akan dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. Bahkan kebutuahn akan semua jenis informasi tertentu yang sangat terperinci akan mampu dipenuhi oleh pengelolaan arsip modern.

Pada pengelolaan arsip modern semua pengelompokan atau klasifikasi arsip dapat disimpan dalam satu database yang sama sehingga faktor kecepatan penggunaan informasi akan lebih cepat. Saat ini sistem pengarsipan modern sudah berkembang dengan begitu cepat, sehingga banyak sekali variasi-variasi yang membuat kemudahan dalam melaksanakan tugas kearsipan sehingga mempermudah pengelolaan arsip dalam sebuah organisasi.

Penggunaan teknologi modern dalam mengelola arsip sudah diterapkan oleh beberapa negara maju dalam beberapa tahun yang lalu, dimana salah saru proses awal dalam memanfaatkan teknologi pengelolaan dokumen berbasiskan teknologi adalah proses alih media, dimana pada proses ini semua dokumen yang awalnya dalam bentuk fisik atau lembaran dokumen dialih mediakan menjadi dokumen soft copy. Beberapa alasan penggunaan alih media pada pengelolaan dokumen modern adalah sebagai berikut :

1. Faktor biaya, dimana biaya terbesar yang diperlukan pada pengelolaan arsip secara konvensional adalah biaya petugas arsip yang mengelola kearsipan dimana kegiatan tersebut banyak menggunakan waktu pada pencarian, penyimpanan dan penempatan kembali sebuah dokumen maka dengan menggunakan pengelolaan dokumen modern hal tersebut akan dapat diminimalisir. sedangkan untuk biaya pengindeksan dokumen ketika pertama kali dokumen tersebut ditangani secara modern akan lebih kecil dari biaya aktivitas penyimpanan arsip secara fisik pada tempat penyimpanan dan mendistribusikannya.
2. Penghematan biaya yang sangat besar karena sistem yang ada sudah menyediakan berbagai jenis kebutuhan baik dalam hal pengelolaan maupun penggunaan kembali dokumen dengan tepat dan efisien. oleh karena itu meskipun terjadi perganitian petugas pengelolan dari yang lama ke petugas baru tidak akan menyebabkan kesulitan bagi pengelola baru karena sudah terdapat instruksi dan proses standar dalam menangani sebuah dokumen yang masuk maupun keluar.
3. Kemampuan pengendalian akses yang baik dibanding pengelolaan secara konvensional, dengan memberikan akses penggunaan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan dan tingkatan dokumen yang sudah diatur.
4. Kemampuan multi akses pada sebuah dokumen, dalam hal ini memungkinkan banyak orang mengakses sebauh dokumen yang sama dalam waktu bersamaan.
5. Dan masih banyak yang lainnnya.

Sebagai sebuah unit yang paling banyak digunakan dalam sebuah organisasi, unit pengelolaan dokumen harus bisa berkembang sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan pada saat ini yaitu, kecepatan, kemudahan dan keamanan semua hal tersebut sudah terdapat dalam sebuah sistem pengelolaan dokumen modern yang pada akhirnya mau tidak mau dunia akan bergerak kearah teknologi yang lebih maju, untuk itu sebagai langkah awal sudahkan anda menggunakan teknologi sebagai sebuah alat untuk membantu pekerjaan anda dalam hal ini adalah teknologi pengelolaan dokumen?.

Dari Berbagai Sumber