Perencanaan SDM dalam Organisasi

Oleh : Silvia Indriani

---

Setiap Organisasi memiliki orang di dalamnya, baik organisasi yang berskala kecil maupun besar, orang atau manusia merupakan unsur penting dalam menentukan apakah sebuah organisasi dapat beroperasi sesuai dengan efektif dan efisien untuk mencapai tujuan organisasi tersebut. Pada dasarnya, gagal atau suksesnya sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada manusia yang mengelola organisasi tersebut. Manusia atau Karyawan yang berada dalam suatu organisasi biasanya disebut dengan Sumber Daya Manusia atau SDM.

Sehubungan dengan kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau organisasi, rencana yang harus dibuat adalah rencana kegiatan operasional yang harus dilakukan dalam satu periode untuk mencapai tujuan. Perencanaan adalah bentuk kegiatan untuk menentukan apa yang harus dilakukan dan bagaimana cara melakukannya.

Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasikan serta merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan serta dianggap perlu untuk mencapai hasil terbaik.

Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia

Menurut Taufiqurokhman dalam bukunya Konsep dan Kajian Ilmu perencanaan (2008:2) Perencanaan adalah cara berpikir mengenai persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama yang berorientasi pada masa mendatang, berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan–keputusan kolektif dan mengusahakan kebijakan dan program. Beberapa ahli lain merumuskan perencanaan sebagai, mengatur sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan pengaturan dan penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu yang akan datang.

Menurut Dessler (2008) dalam Setiyati (2019) Manajemen sumber daya manusia adalah kebijakan-kebijakan dan kegiatan-kegiatan yang manusia butuhkan untuk membawa orang-orang ataupun aspek-aspek sumber daya manusia pada satu posisi manajemen, termasuk merekrut, menyaring, melatih, memberikan penghargaan, dan menilai.

Armstrong (1996) dalam Setiyati (2019) mengemukakan Perencanaan sumber daya manusia adalah menaksir kebutuhan terhadap orang-orang di masa mendatang baik Pentingnya Perencanaan Sdm Dalam Organisasi jumlah dan tingkatan keahlian serta kecakapan, merumuskan dan menerapkan rencana untuk memenuhi kebutuhankebutuhan tersebut melalui rekrutmen, pelatihan, pengembangan atau apabila perlu penciutan (pengurangan biaya-biaya), mengambil langkah untuk meningkatkan produktivitas dan tingkat kepemilikan serta untuk memperkenalkan fleksibilitas dalam mempekerjakan orang-orang.

Menurut Alwi (2001) Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah perencanaan yang tersusun pada tingkat operasional yang diajukan untuk memenuhi permintaan SDM dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan sebagai implementasi visi dan misi organisasi telah ditetapkan. Visi organisasi sebagai pemandu arah kemana akan menuju dan dengan strategi apa organisasi tersebut akan dijalankan

Sedangkan menurut Handoko (2017:53) perencanaan sumber daya manusia  atau  perencanaan  tenaga  kerja  merupakan  serangkaian  kegiatan  yang dilakukan  untuk  mengantisipasi  permintaan-permintaan  bisnis  dan  lingkungan pada  organisasi  di  waktu  yang  akan  datang  dan  untuk  memenuhi  kebutuhan-kebutuhan  tenaga  kerja  yang  ditimbulkan  oleh  kondisi-kondisi  tersebut.  Di  mana secara  lebih  sempit  perencanaan  sumber  daya  manusia  berarti  mengestimasi secara  sistematik  permintaan  (kebutuhan)  dan  suplai  tenaga  kerja  organisasi  di waktu yang akan datang.

Dari beberapa pendapat diatas mengenai perencanaan dapat disimpulkan bahwa perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan untuk menaksir dan mengantisipasi permintaan pada masa yang akan datang dan upaya pemenuhan kebutuhan yang dapat ditimbulkan.

Tahapan dalam Perencanaan SDM

Berikut tahapan dalam perencanaan Tenaga Kerja (Human Resources Planing) :

1. Mengumpulkan dan mengolah data perusahaan dan kepegawaian.

Mengumpulkan data untuk mempelajari dan memahami semua aspek lingkungan perusahaan. Hal ini akan membantu perusahaan dalam merencanakan dan mengantisipasi isu yang muncul dari kondisi yang stabil Data perusahaan yang diperlukan antara lain:

• Target yang ingin dicapai perusahaan, apakah laba atau memberikan pelayanan/ nirlaba.
• Jenis perusahaan, apakan perusahaan ini lini, lini dan staf, funsional atau komit.
• Dasar pendepartemenan dan struktur organisasi.
• Rentang kendali setiap departemen/ bagian.
• Kepemimpinan perusahaan, individu atau kolektif.
• Jumlah karyawan dan perincian manajerial dan operasional.
• Jenis kewenangan atau otorisasi yang didelegasikan dalam preusan.
• Tingkat – tingkat posisi jabatan

2. Melakukan Penyusunan Job Analysis/ Analisa jabatan.

Job Analysis atau Analisis jabatan adalah proses kegiatan untuk menghimpun dan menyusun informasi tentang tugas, jenis pekerjaan serta tanggung jawab seseorang. Agar Analisis Jabatan memberikan manfaat bagi organisasi maka Analisis Jabatan harus memberikan informasi tentang beberapa aspek pekerjaan. Aspek pekerjaan yang dapat dianalisis meliputi Output pekerjaan,

Job Description/ Uraian Jabatan merupakan rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan dalam suatu pekerjaan. Job Description/ uraian jabatan digunakan untuk mengidentifikasikan pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggung jawaban, serta untuk mengetahui spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan itu sendiri.

3. Perkiraan dan perencanaan persediaan pegawai Melakukan evaluasi pesediaan tenaga kerja dengan mempertimbangkan tingkat persediaan, kemampuan, jenis, umur, pendidikan, penyebaran, kebijakan perburuan dll.
4. Perkiraan dan perencanaan kebutuhan pegawai

• Memperkirakan jumlah permintaan pegawai.
• Memprediksi kebutuhan pegawai dengan mengunakan metoda yang sesuai.
• Memperkirakan Penawaran pegawai.
• Melalukan perkiraan panawaran pegawai baik dari sumber internal maupun eksternal

5. Penyusunan neraca pegawai Melakukan analisis kesenjangan antara persediaan pegawai dan permintaan pegawai.
6. Penyusunan program kepegawaian

• Merumuskan berbagai alternatif program yang dianggap memungkinkan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.
• Memilih kegiatan yang paling baik diantara semua alternatif yang ada.
• Mengintegrasikan seluruh kegiatan yang dipilih dalam kerangka kerja yang utuh

Ketersediaan Sumber Daya Manusia yang handal sesuai dengan kopetensi merupakan kunci sukses perusahaan/ organisasi dalam pencapaian target, karna SDM merupakan bagian pokok terpenting dari sebuah organisasi.

Faktor – faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain (Handoko 2017:55-57):

• Lingkungan Eksternal

Perubahan-perubahan  lingkungan  sulit  diprediksi  dalam  jangka  pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.

1. Perkembangan ekonomi  mempunyai  pengaruh  yang  besar  tetapi sulit    Sebagai   contoh  tingkat  inflasi,  pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.
2. Kondisi social-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalio berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
3. Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan computer secara dahsyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.
4. Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi.

• Keputusan – keputusan Organisasional

Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.

1. Rencana stratejik organisasi adalah keputusan yang paling berpengaruh. INi mengikan organisasi dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.
2. Dalam jangka  pendek,  para  perencana  menterjemahkan  rencana-rencana  stratejik  menjadi  operasional  dalam  bentuk  Besarnya  anggaran  adalah  pengaruh  jangka  pendek  yang  paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.
3. Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan   perubahan   kebutuhan   personalia   jangka pendek.
4. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru
5. Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para pegawai di masa mendatang.

Indikator Perencanaan Sumber Daya Manusia

Secara garis besar proses perencanaan SDM dibagi atas dua tahapan besar,  yaitu  Peramalan  Kebutuhan  (Needs  Forecasting)  dan  Perencanaan  Program (Program Planning). Menurut French (1986), perakiraan kebutuhan adalah proses penentuan  jumlah  SDM  yang  dibutuhkan  organisasi  dimasa  yang  akan  datang.Dan berdasarkan beberapa indikator pokoknya, yaitu :

1. Waktu
2. Sifat
3. Fokus
4. Penanggungjawab

Pentingnya Perencanaan SDM dalam Organisasi

Perencanaan SDM disinyalir merupakan aktifitas yang sangat penting dilakukan oleh perusahaan. Mengapa? Beberapa alasan pentingnya perencanaan SDM bagi kelangsungan organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut:

Kebutuhan akan SDM yang kompeten akan semakin terpenuhi.

Dengan adanya perencanaan SDM yang lebih baik, the right men in the right place akan dapat dicapai oleh perusahaan. Penempatan pegawai yang kompeten dan tepat pada posisinya masing-masing dapat terlaksana dengan lebih optimal dan semakin cepat karena perusahaan telah mengetahui dengan baik bagaimana kualitas SDM yang dipekerjakan oleh mereka, bagaimana merekrutnya, apabila hendak menambah karyawan, juga bagaimana tentang mempertahankan karyawan-karyawan terbaik itu.

Meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.

Apabila jumlah SDM di dalam internal perusahaan telah tidak efisien dan sudah tidak efektif lagi, maka sistem perencanaan SDM akan melakukan pengaturan atau penempatan ulang. Tujuannya adalah tentu saja agar semua SDM yang dimiliki dapat bekerja pada jabatan atau pekerjaan yang benar-benar sesuai dengan kemampuannya masingmasing. Jika memang hal itu bisa dilakukan maka akan mampu memberikan kontribusi secara maksimal dalam pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan dimasa mendatang.

Dapat semakin menghemat biaya dan anggaran perusahaan.

Sebelum akan melakukan proses rekrutmen, pihak HR terlebih dahulu harus melakukan perombakan SDM dalam internal perusahaan. Misalnya dengan melaksanakan promosi jabatan dan pemindahan jabatan, mempensiunkan yang sudah waktunya untuk pensiun, atau bahkan memberhentikan para pekerja suka melanggar tata tertib dan peraturan perusahaan. Tentunya harus sudah sesuai dengan berbagai tata cara dan peraturan ketenaga-kerjaan yang masih berlaku.

Dengan melakukan perombakan terlebih dahulu, maka akan dapat semakin menghemat segala biaya – biaya yang berhubungan dengan pengadaan tenaga kerja. Apabila penempatan ulang dilakukan secara tepat, tidak hanya akan terjadi penempatan yang keliru. Yang terpenting adalah tidak perlu menyediakan biaya untuk menambah SDM baru.

Namun dalam beberapa kasus, penambahan karyawan baru memang sebenarnya tidak dapat dihindari. Misalnya saja, kantor yang telah membuka cabang baru atau lini anak perusahaan baru.

Mendorong adanya perilaku yang semakin proaktif

Apabila perusahaan sudah memiliki perencanaan SDM yang lebih baik, maka akan segera dapat mengambil serangkaian tindakan responsif dalam menghadapi setiap masalah dinamika perkembangan bisnis yang setiap saat bisa terjadi. Hal ini tentunya akan dapat berdampak semakin positif terhadap kinerja dari perusahaan secara keseluruhan.

Mendorong semakin terbangunnya sistem informasi SDM yang lebih akurat.

Sistem informasi SDM yang semakin lama semakin akurat sangat penting dalam menberdayagunakan kinerja organisasi atau perusahaan agar mampu berjalan secara optimal. Perencanaan SDM akan mampu mendorong semakin terbangunnya sistem informasi SDM yang handal dan bertambah akurat dan tentunya hal ini sangat bermanfaat untuk perkembangan perusahaan.

Semakin terciptanya hubungan Kerja yang harmonis dalam internal perusahaan.

Bayangkan saja apabila suatu lingkungan kerja di sebuah perusahaan memiliki orang-orang yang tepat dan benar-benar kompeten dalam jabatan dan posisinya masing-masing. Pastinya akan terjadi hubungan yang semakin harmonis bukan? Mereka akan saling bekerja sama dengan baik sesuai dengan keahliannya masing-masing agar dapat mewujudkan sasaran dan tujuan perusahaan.

SDM atau Sumber Daya Manusia merupakan salah satu komponen yang sangat esensial bagi kelangsungan hidup sebuah organisasi perusahaan. Maka dari itu, sangat penting sekali untuk memperhatikan proses perencanaan SDM atau Man Power Planning.

Proses Perencanaan SDM yang terbaik tentunya akan semakin memberikan manfaat yang sangat baik pula untuk kelangsungan organisasi internal perusahaan di masa mendatang. Perencanaan Manajemen SDM Perusahaan tentunya harus didukung oleh adanya sistem yang mengintegrasi seluruh aktivitas personalia karyawan.

Dari berbagai sumber